We kijken steeds naar wat verbeterd kan worden en daarom werden volgende wijzigingen in onze kantoorwerking doorgevoerd.
- Boekhouding voor BTW klanten die digitaal aanleveren.
- Uw klantendossier binnen onze kantooradministratie
- Onze gewijzigde factuur
1 De boekhouding voor BTW plichtige klanten die digitaal aanleveren – nieuwe optie
Momenteel leveren ongeveer 50% van onze BTW- plichtige klanten hun dossier één maal per kwartaal digitaal aan (de overige 50 % brengt een map met papieren documenten binnen). Het meest praktische was tot nu toe een zip- bestandje met een pdf per factuur. Dit bestand werd vanaf de eerste dag van de BTW maand bezorgd.
Daar alle dossiers gelijktijdig binnen komen is de werkdruk in de maanden januari, april, juli en oktober zeer hoog. We zijn er steeds in geslaagd om de BTW aangiftes tijdig in te dienen, maar vaak leidt het bij de dossiers die na de 15 de van de BTW maand aangeleverd worden toch tot enig wachten eer men weet hoeveel BTW men uiteindelijk dient te betalen.
Om die reden zijn we op zoek gegaan naar boekhoudsoftware waarbij u als klant doorheen het kwartaal kunt aanleveren, zodat ook het inboeken door ons gespreid kan gebeuren en de werkdruk in die maanden naar de toekomst toe kan verminderen.
1.1 Praktisch
- U stuurt een mailtje naar hemelsoet1@telenet.be waarin u meldt dat u graag van deze optie gebruik maakt.
- Binnen de week bezorg ik u een gepersonaliseerd email- adres waarnaar u vanaf dan alle facturen door mailt.
- De bedoeling is dat op het moment dat u een factuur ontvangt, betaalt of opmaakt u deze ook naar het bewuste e-mail adres doorstuurt.
Neem één maal de moeite om je vaste leveranciers te contacteren die nog papieren facturen verzenden en vraag hen vanaf nu dit per mail te doen.
Geen goede scanner bij de hand? Maak gebruik van een gratis app op je smartphone. Voor facturen gebruik ik Camscanner. Ook het boekhoudprogramma heeft een app waarmee gescand kan worden Over de verder functionaliteiten van de boekhoud app kom ik in mei terug en zal ik een gratis infosessie over het gebruik ervan voor geïnteresseerden organiseren.
Wanneer je via een app scant het bonnetje of de factuur mooi uitsnijden aub, zodat het document duidelijk zichtbaar is.
De facturen of bonnetjes kunnen in volgende formats aangeleverd worden:
- jpg
1.2 PDF bestanden
1 volledige factuur per pdf bestand. Wij kunnen geen pdf’s samenvoegen of splitsen. Geen bundel pdf bestand met bijvoorbeeld tien facturen.
1.3 JPG bestanden
Kunnen we samenvoegen. Indien u geen scanner bij de hand zou hebben en een foto per bladzijde neemt, kan u deze beter in JPG doorsturen.
1.4 Wat met de bonnetjes die ik gescand heb?
Zekerheidshalve wou ik u vragen de bonnetjes per jaar te bewaren, zodat de originelen bij een eventuele controle kunnen getoond worden. Best plaatst u een doos of bakje in uw bureau waar u alle gescande bonnetje ingooit. Op het einde van ieder jaar stopt u deze dan in een envelop (dienen niet geklasseerd te worden) schrijft er het jaar op en bewaart deze.
1.5 Uw voordeel
Het lijkt een ganse boterham, maar het enige wat eigenlijk op dit moment gevraagd wordt is dat u ons de facturen of bonnetjes bezorgt op het moment dat u deze betaalt of opmaakt in plaats van één maal per kwartaal.
Huidig voordeel
Het voordeel voor u is dat u zich op het einde van het kwartaal niet nogmaals aan uw boekhouding dient te zetten.
U zal veel sneller het bedrag doorkrijgen welke u aan BTW dient te betalen.
Toekomstig voordeel
Voor degenen die het interesseert houden we in mei een infosessie betreffende het gebruik van de boekhoudapp, waarop men zijn kosten en facturen kan opvolgen.
1.6 Nog een laatste opmerking…
Aanleveren op papier of één maal per kwartaal digitaal blijft mogelijk.
Voor vennootschappen die niet afsluiten op 31/12 is de nieuwe werkwijze mogelijk vanaf het nieuwe boekjaar. Bijvoorbeeld: een vennootschap die afsluit op 31/03 kan vanaf 01/04 op de nieuwe manier aanleveren.
Voor éénmanszaken en vennootschappen die afsluiten op 31/12 en digitaal aanleveren is dit onmiddellijk mogelijk.
2 Uw klantendossier binnen onze kantooradministratie
Net zoals de bankensector, verzekeringssector, notarissen etc. zijn wij ook wettelijk verplicht een zeer uitgebreid dossier bij te houden omtrent de identificatie van onze klanten.
Zo dienen wij steeds volgende documenten te hebben:
- een kopie van een geldige identiteitskaart
- een getekende opdrachtbrief
- voor vennootschappen een verklaring van uiteindelijke begunstigden
- de rechtspersoon of natuurlijke klant dient geïdentificeerd te worden
- een fiscale volmacht
- en een formulier risicobepaling
Deze wettelijke bepalingen bestaan nu een paar jaar.
Meestal proberen we dit bij de aanvang van een nieuw dossier in orde te maken en mailen we dit naar de klant. Soms komt dit ineens getekend terug, soms vergeet de klant het, soms is het te druk om al deze zaken in orde te brengen en vergeten we het zelf.
Alles bijhouden en opvolgen is een immens werk. Het is echter wel noodzakelijk, daar wij hierop controles krijgen. Om al deze redenen werd onlangs Fidmanager aangeschaft om ons hierbij een handje te helpen. Alle klantendossiers worden systematisch op volledigheid gecontroleerd. Het is dus mogelijk dat u in de komende weken een mailtje ontvangt met een nog te tekenen document of met de melding dat uw identiteitskaart vervallen is en u dient langs te komen om deze opnieuw in te scannen.
Ieder die reeds langer klant is raad ik aan om hoe dan ook eens binnen te springen met de identiteitskaart en pincode, daar er de afgelopen jaren verscheidene nieuwe elektronische volmachten door de overheid werd aangemaakt.
U hoeft hiervoor geen afspraak te maken!
Alle collega’s op het kantoor in de Kortrijksesteenweg kunnen u hiermee helpen. U meldt dat u langs komt om te kijken of alle volmachten up to date zijn. De laatste nieuwe volmacht welke we voor de zaakvoerders van vennootschappen dienen aan te maken is deze voor het UBO- register (dit mandaat bestaat sinds 02/2019). Meer info omtrent het UBO register ontvangen de zaakvoerders van vennootschappen binnenkort.
