Welke kosten in aanmerking komen als beroepskosten voor een zelfstandige of vennootschap is sterk afhankelijk van de sector waarin men werkt. Algemeen kan men aannemen dat alle uitgaven mogelijke beroepskosten zijn. Men moet zich de vraag stellen of de gemaakte kost verband houdt met zijn zelfstandige activiteit.
Hieronder enkele algemene richtlijnen.
Recuperatie BTW
Btw kan enkel gerecupereerd worden op facturen, met btw-nummer van de eenmanszaak of de vennootschap. Op sommige kosten en investeringen kan men niet of slechts in beperkte mate BTW recupereren (kosten personenwagen, max 50%, restaurantkosten 0%, etc.).
Volgende kosten worden algemeen aanvaard voor de meeste sectoren.
Huur kantoor, winkel of magazijn
100% beroepskost.
Opgelet! Indien men zijn privéwoning huurt en daar een thuiskantoor heeft, dan kan men deze huur of een gedeelte van de huur doorgaans niet in kost nemen.
In de meeste huurcontracten voor privéwoningen wordt vermeld dat beroepsgebruik van de woning uitgesloten is. Praktisch houdt dit eigenlijk in dat men de huur (geheel of gedeeltelijk) niet als beroepskost mag opnemen. De reden hiervoor is dat een zakelijke verhuur (kantoorruimte, winkel, etc.) bij de eigenaar veel zwaarder belast wordt. Een uitzondering hierop is mogelijk indien de woning eigendom is van een vennootschap. Als men huurkosten wenst in te brengen kan men dit dus best eerst bespreken met de verhuurder.
Kantoorkosten
- Kosten telecommunicatie, gsm , internet, vaste telefoon. Indien het internetabonnement en de vaste telefoon gelinkt staan aan een kantooradres, dan kan men dit als 100% beroepskost zien. Indien het gaat om een thuiskantoor, dient men ook rekening te houden met een percentage privégebruik (doorgaans 25%). Bij een gsm-abonnement dient men steeds rekening te houden met het privégebruik, behalve indien men een apart privé gsm-nummer heeft.
- Drukwerk 100%
- Kantoorbenodigdheden 100%
- Vakliteratuur: 100%
- Elektriciteit, gas, water: kantooradres 100% . Voor een thuiskantoor is de beroepskost afhankelijk van de ruimte die het in de volledige woning inneemt (vaak +/- 15 à 20%). Voor het kantooradres gaat men best een contract aan op zijn btw-nummer. Voor het thuiskantoor bezorgt men de jaarlijkse afrekening en geeft men aan zijn boekhouder door welke ruimte (%) men thuis beroepsmatig gebruikt.
- Inrichting, meubilair kantoor: 100% . Klein meubilair met een beperkte prijs wordt direct in kosten opgenomen. Duurder meubilair komt in de boekhouding als investering en komt over meerdere jaren gespreid in kosten.
- Laptop, pc, smartphone: rekening houden met een eventueel privégebruik.
- Brandverzekering; kantooradres, winkel, magazijn 100%, thuiskantoor x % (afhankelijk van de gebruikte ruimte).
- Onroerende voorheffing: kantooradres, winkel, magazijn 100%, thuiskantoor x %.
Autokosten
Autokosten in een eenmanszaak
Personenwagen: btw is zoals eerder aangegeven maximum 50% te recupereren. Men zal echter steeds het beroepsmatig gebruik dienen aan te tonen. Indien men een eenmanszaak heeft, houdt men bij voorkeur een logboek in de auto (andere optie is een app op de smartphone) waarin men de professioneel gereden kilometers bijhoudt. Verder noteert men de kilometerstand van de wagen bij aankoop (indien tweedehands) en ieder jaar op 31/12. Op deze manier kan men perfect het % beroepsgebruik berekenen.
Het bedrag dat men dan als beroepsmatige autokost opneemt kan men dan op twee manieren berekenen:
- Een forfaitaire km vergoeding. Verplaatsingen woon-werk aan € 0,15 per km. Indien men een bepaalde locatie meer dan 40 dagen per jaar aandoet (bijvoorbeeld een consultant met een langdurig contract) dan wordt de verplaatsing van huis naar klant gezien als woon-werk verkeer. Gaat men van klant naar klant (verkoper, etc. ) dan spreekt men van werk- werk verplaatsingen en kan men een forfaitaire vergoeding van € 0,3460 € (01/07/2017 – 30/06/2018, bedrag wordt ieder jaar op 01/07 herzien) per km in rekening brengen.
- Een percentage van de werkelijke autokosten gebruiken. Alle gemaakte autokosten bijhouden en aan de boekhouder bezorgen: Aankoop, leasing, verkeersbelasting, brandstof, onderhoud, verzekering, huur garage.
Autokosten in een vennootschap
Zoals hierboven beschreven alle relevante autokosten bijhouden en aan de boekhouder bezorgen. Het percentage dat als kost wordt opgenomen zal afhankelijk zijn van de CO2 uitstoot van de wagen.
Voor lichte vrachten en vrachtwagens houdt men ook alles bij. De recuperatie van btw en het percentage dat men hier in kosten kan brengen ligt wel hoger ( tot 100% ) en wordt dossier per dossier bekeken.
Representatie, reis-, onthaal- en restaurantkosten
- Kledij, casual, stadskledij, formeel: 0%. Kledij die ook privé kan gedragen worden, wordt algemeen niet aanvaard als beroepskost.
- Specifieke beroepskledij: 100 % , toga, medische kleding, beschermende kledij, etc.
- Onthaalkosten: 50% koffie, thee, water, frisdranken.
- Restaurantkosten: 69%, steeds een btw-bonnetje vragen, best aangeven met welke klant of collega men op restaurant zat. Een maaltijd voor één persoon wordt algemeen niet aanvaard. We nemen deze wel in kosten indien het gecombineerd gaat met een meerdaagse verplaatsing naar het buitenland.
- Relatiegeschenken: 50%. Opletten met geschenken die een waarde hebben van meer dan 150 €. Deze worden niet aanvaard als beroepskost of 100 % indien men een fiscale fiche opmaakt voor de ontvanger van het geschenk. Bij de opmaak van deze fiche zal de ontvanger belast worden op de waarde van het geschenk.
- Reiskosten: 100% indien zuiver professioneel, sterk sectorafhankelijk. Best het professionele karakter van de reis zo goed mogelijk documenteren. Verplaatsingen, verblijf, andere kosten.
- Taxi: 75%
- Openbaar vervoer: 100%
Diversen
- Materiaal, machines, gereedschap: 100%
- Opleidingen: 100% indien gerelateerd aan zelfstandige activiteit.
- Fiets, moto: % afhankelijk van beroepsmatig gebruik. Aankoop, onderhoud, etc.